SALT – Modellieren von Prozessen, Abhängigkeiten und Daten

Zielorientiertes Prozessmanagement - Transparent von der Strategie bis zur Automatisierung

SALT – Prozesse effizient dokumentieren, managen und teilen

Die Anforderungen an das Prozessmanagement steigen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Regulatorische Vorgaben, Verlagerung von Prozessen innerhalb oder außerhalb der Organisation, Verkürzung der Durchlaufzeit, partielle Automatisierung oder Standardisierung sind nur einige Beispiele. Trotz dieser gestiegenen Anforderungen darf die Qualität nicht sinken und auch die Kosten müssen unter Kontrolle gehalten werden. Folglich sollte die Effizienz erhöht werden. Eine gute Möglichkeit dies zu erreichen stellt unser Tool SALT dar.

Die Komplexität steigt und erhöht die Planungskosten

Den höheren Ansprüchen an die Prozesse sollte mit adäquatem Management entgegengetreten werden. Dazu bedarf es der nötigen Transparenz. Beispielsweise sind Abhängigkeiten innerhalb von Prozessen bzw. mit anderen Prozessen wichtig, damit Auswirkungen von Verzögerungen oder Priorisierung von Bearbeitungsreihenfolgen bestimmt werden können. Je mehr Informationen über die Prozesse und deren Kontext erfasst werden müssen, desto komplexer und aufwändiger wird die Planung. Um die Kosten der Planung möglichst gering zu halten, sollten die Erfassung, Revision und Fusion von Prozessen mit einer businessorientierten, einfachen Methodik und Toolunterstützung erfolgen. Dieses Tool (z.B. SALT) sollte die Modellierung, Verifikation und Analyse so intuitiv wie möglich lösen, damit die Prozesse und Zusammenhänge trotz Komplexität mittels aussagekräftiger Grafiken leicht kommunizierbar und korrigierbar sind.

Synergie aus Planung und Management zur Kostenreduktion nutzen

Die Dokumentation bzw. Modellierung von Prozessen veraltet sehr schnell, wenn sie nicht kontinuierlich aktualisiert wird. Häufig wird die Dokumentation aber erst auf den neuesten Stand gebracht, wenn es einen externen Grund dafür gibt (z.B. Forderung des Wirtschaftsprüfers). Dies ist meist mit hohen Kosten verbunden. Die kurzzeitig entstandene Transparenz kann zur Prüfung und Optimierung genutzt werden, stellt aber wegen der kurzen Aktualität keine nachhaltige Investition dar.

Das Management von Prozessen ist bei intransparenter Prozesslage schwierig. Deshalb bietet sich auch hier an, ein Prozessmanagementtool (z.B. PEPPER) zu verwenden, damit jeder Benutzer über seine Tätigkeiten informiert ist und sich auch über den Gesamtprozess informieren kann. Dabei ist die genaue Überwachung von Deadlines und Abhängigkeiten von zentraler Bedeutung und kann aus Effizienzgründen nur bei sehr kleinen Prozessen manuell (z.B. mittels Tabellenkalkulation, Email und Telefon) erfolgen. Die ständige Änderung von Prozessen (z.B. durch neue Anforderungen oder Personalveränderung) kann zwar im operativen Management schnell im Prozessmanagementtool nachgepflegt werden, allerdings sind komplexere Änderungen (z.B. die Fusion mehrerer Subprozesse) mit höherem Aufwand verbunden. Dafür eignet sich eine grafische Modellierung in einem Dokumentationstool wesentlich besser. Deshalb sollten die Werkzeuge zu Prozessdokumentation und -management nahtlos verbunden sein, damit die Modellierung und der gelebte Prozess jederzeit synchron sind. Damit ist auch das Nachpflegen von Änderungen in der grafischen Dokumentation nicht mehr nötig. Folglich ist die Dokumentation auch immer aktuell und die Änderungen im Modell führen zur sofortigen Umsetzung durch die betroffenen Mitarbeiter.

Synergie durch Teilen von Prozessen

Nicht immer muss das Rad neu erfunden werden. Wenn bereits eine gute Modellierung eines vergleichbaren Prozesses existiert, bietet es sich an, diesen zu verwenden und für die speziellen Anforderungen anzupassen. Auch hier bewährt es sich, wenn Prozessmanagement und -dokumentation eng zusammenarbeiten, denn nur das Verteilen von aktuellen Prozessen bringt die gewünschte Synergie.

Das Teilen von Prozessen wird durch Prozesspools erleichtert, in denen Prozesse abgelegt, verglichen und in verschiedenen Versionen gespeichert werden können.